Welke juridische documenten heeft een onderneming nodig?

Je bent bezig met het starten van je eigen bedrijf of je hebt al een bedrijf en bent bezig om dit uit te bouwen tot een succes. Om (eventuele) problemen zo goed als mogelijk te voorkomen, raden wij altijd aan om juridische documenten op te (laten) stellen. Maar welke juridische documenten heeft jouw onderneming nodig? Wij geven vijf tips.

  1. Algemene Voorwaarden

We beginnen met de kleine lettertjes van elke onderneming, de algemene voorwaarden. Hierin vermeldt je de afspraken die gelden bij jouw producten en/of diensten. De algemene voorwaarden maken deel uit van een overeenkomst waarin je aanvullende afspraken of voorwaarden kan benoemen. Zo kan je bijvoorbeeld afspraken benoemen over garanties, verjaring, annulering, betalingen en levering.

  1. Privacyverklaring

Iedere onderneming heeft contact met personen om bijvoorbeeld afspraken te maken of om de dienstverlening uit te kunnen voeren. Hierdoor heb je eigenlijk altijd te maken met persoonsgegevens. Iedere onderneming is wettelijk verplicht (AVG) om de klanten te informeren over wat je met de persoonsgegevens doet. Ook moet je vermelden hoe je de persoonsgegevens verzameld en met welke doelen. Dit legt je allemaal vast in een privacyverklaring, vaak ook wel privacy statement genoemd.

  1. Verwerkersovereenkomst

Als je andere inhuurt om persoonsgegevens te verwerken dan is de ander verplicht om een verwerkersovereenkomst met het bedrijf overeen te komen. Denk bijvoorbeeld aan de boekhouder of degene die je website beheerd. Als je onderneming juist degene is die persoonsgegevens verwerkt voor andere ondernemers of stichtingen dan moet je deze zelf overeenkomen. Wij raden altijd aan om een aparte verwerkersovereenkomst te sluiten in plaats van dit op te nemen in de algemene voorwaarden. Hiermee voorkom je mogelijke problemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

  1. Facturen

Als je producten of diensten aan ondernemers verkoopt ben je wettelijk verplicht om een factuur op te stellen. Officieel ben je niet verplicht om aan particulieren een factuur te geven, maar ook dan is het altijd raadzaam om deze te versturen. Mocht je bijvoorbeeld een controle krijgen van de Belastingdienst, dan kan je direct alles overleggen. De Belastingdienst heeft verschillende eisen waar een factuur aan moet voldoen, zoals het vermelden van een KvK-nummer, de datum, je (bedrijfs)naam, het btw-tarief etc.. Het is dus belangrijk om een goede factuur op te (laten) stellen.

  1. Overeenkomst

Als je je diensten of product verkoopt aan andere ondernemers of consumenten is het altijd aan te raden om dit schriftelijk vast te leggen. Dit doe je in een overeenkomst of contract. Mondelinge overeenkomsten zijn uiteraard ook mogelijk en geldig, maar mocht er een conflict ontstaan dan is een schriftelijke overeenkomst het document dat uitsluitsel kan bieden. Hierin staan alle afspraken benoemd, waardoor je terug kan vallen op de overeenkomst.

Bonus: de cookieverklaring en disclaimer

Cookies zijn kleine tekstbestanden op de website waarin informatie wordt opgeslagen. In een cookiemelding informeer je de bezoekers over wat een cookie is en welke je plaatst. De bezoeker moet vervolgens aangeven of ze cookies accepteren of niet.

Met de disclaimer beperk je de (eventuele) aansprakelijkheid en bescherm je de inhoud van de website. Hierin kan je ook informatie verwerken bijvoorbeeld over het gebruik van reclame of wat er gebeurd bij wijzigingen.

Opstellen en controleren van juridische documenten

Het opstellen van deze juridische documenten kost vaak veel tijd en moeite. Ondanks dat je de documenten al hebt kan het nooit kwaad om ze voor te leggen aan een jurist die kan toetsen of ze juridisch juist zijn. Wil je het gelijk helemaal goed doen en geen tijd kwijt zijn aan de het opstellen van deze documenten dan kunnen wij je uiteraard ook helpen. Als je meer informatie wilt over wat wij voor jou en jouw onderneming kunnen doen, neem dan vrijblijvend contact met ons op. Onze juristen staan je graag te woord!

Overleg uw juridische kwestie met SnK Juristen en wij helpen u verder.

Neem vrijblijvend contact met ons op.

Interresant artikel?

Deel op Facebook
Deel op Twitter
Deel op LinkedIn

WIJ ZIJN OP VAKANTIE!

Ons kantoor is vanaf vrijdag 20 december t/m vrijdag 3 januari gesloten.
Vanaf maandag 6 januari staan wij weer voor uw klaar. 

Wij wensen u alvast hele fijne kerstdagen en een mooi 2025!