Het belang van een personeelshandboek

Een personeelshandboekEen document waarin alle interne regels op het gebied van personeelszaken van een organisatie staan beschreven. heeft geen vaste omvang en inhoud en kan ook een andere naam hebben, zoals bijvoorbeeld personeelsgids of bedrijfsreglement. Een personeelshandboek kent geen vastgestelde vorm. Soms beslaat een personeelshandboek uit 100 pagina’s, soms maar uit 2. Ook het aantal onderwerpen varieert van onderneming tot onderneming. In een personeelshandboek zijn arbeidsvoorwaardenStandaard werk gerelateerde bepalingen die worden opgenomen in overeenkomsten. opgenomen die niet in de arbeidsovereenkomst staan vermeld, maar waar de werkgever zijn werknemers wel aan wil binden. In een arbeidsovereenkomst kan de werkgever individuele en/of afwijkende afspraken met zijn werknemers maken. Het personeelshandboek geldt voor alle medewerkers binnen een onderneming.

Waarom is een personeelshandboek van groot belang?

Een werknemer kan en zal nooit goed functioneren als hij niet zeker weet wat er van hem verwacht wordt. Zonder duidelijke regels, is er namelijk ook geen beleid. En zonder beleid is de kans groot dat de werknemers hun ‘eigen regels’ gaan bepalen. Zonder een uitgebreid personeelsreglement wordt het lastig om concreet te maken waarom je als werkgever vindt dat de werknemer niet goed functioneert.

Voorbeeld

In het personeelshandboek staat dat van de werknemer wordt verwacht dat zij zich fatsoenlijk en representatief moeten kleden. Beide partijen hebben waarschijnlijk hun eigen interpretatie van wat fatsoenlijk en representatief kleden is: een pantalon met een nette overhemd, een kostuum of een spijkerbroek met 30-verschillende-felle-kleuren-T-shirt.

Een betere en controleerbare omschrijving kan bijvoorbeeld zijn dat van de werknemer wordt verwacht dat hij een kostuum met overhemd en een stropdas draagt.

Cao en het personeelshandboek

De regels in een personeelshandboek kunnen tegenstrijdig zijn met de regels die in een toepasselijke cao staan. In die gevallen gaan de cao-regels in principe altijd voor op de regels die in een personeelsreglement staan. Uitzonderingen gelden uiteraard normaal gesproken voor regels die in gunstige zin voor de werknemer afwijken op de cao-regels.

Opstellen personeelshandboek

Het opstellen van een personeelshandboek is heel veel werk. In sommige gevallen moet er overleg gepleegd worden met de ondernemingsraadEen ondernemingsraad behartigt belangen van personeel in een onderneming. De ondernemingsraad mag meepraten over bedrijfseconomische beslissingen van de directie. (OR), directie of personeelsvertegenwoordiging (als hier sprake van is), maar ook het samenstellen van alle onderwerpen is een grote klus. Als die klus eindelijk geklaard is, dan moet het personeelshandboek nog worden ingevoerd. Bij het invoeren van het personeelshandboek moet er echt aandacht besteedt worden aan een goede verspreiding van het handboek.

Nieuwe werknemers

Bij nieuwe werknemers is het van belang dat er verwezen wordt naar het personeelshandboek of bedrijfsreglement (hoe je het ook wilt noemen) door een incorporatiebedingEen clausule in de arbeidsovereenkomst waarin de cao op die arbeidsovereenkomst van toepassing wordt verklaard. op te nemen in de arbeidsovereenkomst. In het bedingBepaling in een overeenkomst. staat dat het personeelshandboek onderdeel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst. Door ondertekening van de arbeidsovereenkomst, verklaard de werknemer op de hoogte te zijn en kennisgenomenIets te weten gekomen van iets. te hebben van de inhoud van het personeelsreglement. Uiteraard moet de werkgever het personeelsreglement wel beschikbaar gesteld hebben door een kopie te verstrekken.

Bestaande werknemers

Arbeidsvoorwaarden kunnen in principe niet zomaar eenzijdig door een werkgever worden gewijzigd. Meestal moet daarvoor eerst overeenstemming tot stand komen met de werknemers. Als een onderneming een OR of personeelsvertegenwoordiging heeft kunnen de onderhandelingen op dat niveau plaatsvinden. Het is dan in principe niet nodig om met iedere werknemer tot overeenstemming te komen. Als er geen OR of personeelsvertegenwoordiging in het bedrijf aanwezig is, moeten de werknemers met sommige bepalingen met de arbeidsvoorwaarden instemmen.

Instructies

Als in het personeelshandboek instructies staan die de werkgever op grond van het instructierecht (Artikel 660 Burgerlijk Wetboek Boek 7) eenzijdig kan en mag opleggen aan zijn werknemers, dan is het niet nodig om de werknemer daar zijn expliciete toestemming voor te vragen. Dat geldt bijvoorbeeld voor:

• Een gedragscode;
• Een protocolEen document waarin stapsgewijs beschreven staat hoe, met welke materialen en door wie een handeling moet worden uitgevoerd. ongewenst gedrag;
• Een reglement over kleding en uiterlijk;
• Een reglement veiligheid, gezondheid en milieu;
• Een e-mail- en internetprotocol.

Tot slot

Zo zijn er nog tientallen tot honderden regels waar een werkgever en werknemer aan dienen te voldoen. Een personeelshandboek in elke onderneming is dus van groot belang.

Een personeelshandboek opstellen kost heel veel tijd. Wil jij het opstellen van een personeelshandboek uitbesteden en ben je op zoek naar een juristEen rechtsgeleerde die bij juridische gelegenheden een partij vertegenwoordigt. die met jou meedenkt om het handboek op de juiste manier vorm te geven? Neem dan contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.